内定辞退の伝え方
関係を切らずに断るメールと電話の文例
先に結論
辞退を決めたら、その日か翌営業日に、お礼と短い理由を伝えましょう。最後に、面接で聞いた話に触れて「またご縁があれば」と結ぶと、断っても関係を保ちやすくなります。
この記事の目次
内定を断ると決めた。けれど、いざ連絡しようとすると手が止まる。何度も面接の時間を取ってくれた採用担当者に、どう切り出せばいいのか。メールだけで済ませて、失礼にならないか。
断ったら、この会社とはもう関われなくなるのではないか。そう思うと、連絡を先延ばしにしたくなります。
この記事では、内定辞退を誰に・どの方法で伝えるかの決め方と、そのまま使えるメールと電話の文例、承諾したあとに辞退するときの考え方をまとめます。
転職した人の4割強が、内定を辞退している
マイナビが2025年に転職した正社員に聞いた調査では、直近の転職活動で「内定を辞退した企業がある」と答えた人が43.3%でした※1。内定を断ることは、転職活動では珍しいことではありません。
同じ調査で転職した人全体に聞くと、内定を辞退した会社の中に、次に転職するならもう一度応募したい会社があると答えた人が37.8%いました※2。今回は断る会社でも、次の転職で、また応募先の候補に入ることがあります。
だから、辞退の連絡は、縁を切るためではなく、次に応募する道を残すつもりで書きましょう。
辞退した会社との関係がこじれるかどうかは、伝え方に左右されやすいものです。こじれやすい伝え方には、次の2つがあります。
- 連絡が遅れる：会社は、あなたの返事を待ちながら、ほかの候補者への連絡や入社の準備を考えています。連絡が遅れるほど、会社がほかの候補者に連絡するのも遅れます。
- 理由の中で、相手の会社を悪く言う：「条件が見劣りした」「面接の印象がよくなかった」のように比べた中身を伝えると、本当のことでも、相手には批判として届きます。
内定辞退を伝える時期と、相手・方法の決め方
辞退を決めたら、その日か翌営業日に伝えてください。
2社で迷っていた人は、承諾する会社から条件の書面を受け取り、承諾の返事をしてから伝えましょう。承諾する前にもう一方を辞退すると、承諾する会社の条件が思っていたものと違ったときに、もう一方の会社を選び直すのが難しくなるからです。
伝える相手と方法は、次の表で決めてください。ここでいう「承諾」は、辞退する会社の内定を承諾したかどうかです。辞退する会社の内定をすでに承諾していたなら、応募の経路にかかわらず、「辞退する会社の内定を承諾したあと」の行に従ってください。まだ承諾していなければ、応募の経路とこれまでのやりとりに合う行を選びましょう。
| 応募の経路と状況 | 伝える相手 | 伝え方 |
|---|---|---|
| 直接応募で、やりとりはメールが中心だった | 採用担当者 | メールで伝える |
| 直接応募で、電話のやりとりが多かった。またはオファー面談などで、個別に時間を取ってもらった | 採用担当者 | 先に電話で伝え、同じ日にメールでも送る |
| 転職エージェント経由で応募した | エージェントの担当者 | 担当者にメールか電話で伝え、企業への連絡を頼む |
| 辞退する会社の内定を承諾したあと | 採用担当者（エージェント経由なら、エージェントの担当者） | 先に電話で伝え、同じ日にメールでも送る |
承諾する前の直接応募では、これまで採用担当者とやりとりしてきた方法を基本にしてください。相手がふだん使っている連絡の方法なら、見落とされにくくなります。ただし、オファー面談などで個別に時間を取ってもらったときは、やりとりがメール中心でも、先に電話で伝えましょう。
電話で伝えたときもメールを送るのは、辞退を伝えた日を文字で残すためです。
転職エージェント経由なら、担当者に次のように伝えてください。
〇〇社の内定について、慎重に考えた結果、辞退することにしました。別の会社への入社を決めたためです。お手数ですが、〇〇社へのご連絡をお願いいたします。
比べた中身は、担当者には話しても構いません。企業への伝え方は、担当者と相談して決めましょう。
内定を承諾したあとに辞退するとき
承諾の返事をしたあとに、事情が変わることもあります。その場合は、承諾する前よりも急いで伝えてください。会社は、承諾を受けて入社の準備を始めているからです。
承諾したあとの内定が法律上どう扱われるかは、個別の事情で変わります。厚生労働省の資料では、入社誓約書を出していたことなどから、内定の時点で労働契約が成立していたと判断された例と、成立していないと判断された例が紹介されています※3。
労働契約が成立していた場合でも、民法では、期間の定めのない雇用について、解約を申し入れた日から2週間がたつと雇用が終わると定めています※4。このため一般的には、内定を承諾したあとでも、辞退を申し出ることはできると考えられています。
ただし、入社日の直前まで連絡を延ばしてよいという意味ではありません。辞退を決めたら、その日のうちに電話をかけてください。
会社から費用の支払いなどを求められたら、その場で応じず、都道府県労働局や労働基準監督署などにある総合労働相談コーナー（予約不要・無料）に相談してください。
そのまま使える、内定辞退のメールと電話の文例
メールの文例は、お礼、辞退の意思と短い理由、次につながる一文の3つでできています。次につながる一文とは、面接で実際に聞いた話に触れて、「またご縁があれば」と結ぶ一文のことです。電話では、お礼と辞退の意思を伝え、理由は聞かれたら短く答えましょう。
メールの文例（件名つき）
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。〇〇職に応募いたしました、〇〇（氏名）です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。慎重に考えた結果、別の会社への入社を決めたため、今回は内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
面接で伺った〇〇のお話は、今後の仕事でも大切にしたいと思っています。またご縁がありましたら、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇（氏名）
電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇@〇〇〇
「面接で伺った〇〇のお話」の〇〇には、配属予定の部署の仕事の進め方など、面接で実際に聞いた話を1つ入れてください。
状況に合わせて、次のように書き換えてください。
- 今の会社に残る：「別の会社への入社を決めたため」を「今の職場で働き続けることにしたため」に替える。
- 内定を承諾したあと：「選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、申し訳ございません。」を「内定をお受けしておきながら、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。」に替える。
- 先に電話で伝えた：辞退の一文の前に「先ほどお電話でもお伝えしましたが、」と添える。
数日たっても返信がなければ、電話で、メールが届いているかを確かめましょう。
電話で話すこと
電話は、始業直後と昼休みを避けて、平日の業務時間にかけてください。話すことは、先にメモにしておきましょう。
お世話になっております。〇月〇日に内定のご連絡をいただきました、〇〇と申します。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
（担当者に代わったら）内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。慎重に考えた結果、今回は内定を辞退させていただきたく、お電話いたしました。選考にお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。面接で伺った〇〇のお話は、今後の仕事でも大切にしたいと思っています。またご縁がありましたら、よろしくお願いいたします。
担当者が不在なら、辞退の用件は伝言にせず、戻る時間を聞いてかけ直してください。その日のうちに話せなければ、メールで伝え、電話をかけたことも書き添えましょう。
理由を聞かれたとき、引き止められたときの答え方
電話では、理由や社名を聞かれたり、条件の見直しを持ちかけられたりすることがあります。そのときは、次のように短く答えてください。
- 別の会社に決めた：「自分のやりたい仕事により近いと考え、別の会社への入社を決めました。」
- 社名を聞かれた：「申し訳ありませんが、社名は控えさせてください。」
- 今の会社に残る：「今の会社で、もう少し経験を積むことにしました。」
- 条件を見直すと言われた：「ありがたいお話ですが、よく考えて決めたことですので、辞退させてください。」
辞退する会社には、ほかの会社と比べた中身を、本当の理由でも話さないでください。エージェント経由なら、比べた中身はエージェントの担当者にだけ話しましょう。
3つの場面で考える（例）
同じ内定辞退でも、伝える相手と方法は状況によって変わります。以下は、判断の違いを見せるための想定の例です。
例1：26歳・経理。直接応募した2社から内定をもらい、A社に決めた。B社の採用担当者とは、ずっとメールでやりとりしてきた。 → この人は、A社から条件の書面を受け取り、承諾の返事をした日のうちに、B社へ辞退のメールを送ります。理由は「別の会社への入社を決めたため」の一文にとどめ、面接で聞いたB社の入社後の研修の話に触れて結びます。
例2：31歳・販売。転職エージェント経由でC社から内定をもらったが、今の会社に残ることにした。 → この人は、C社の採用担当者ではなく、エージェントの担当者に伝えます。担当者には、残ると決めた理由を詳しく話し、C社への伝え方を相談します。
例3：29歳・Webデザイナー。D社に承諾の返事をして、入社誓約書も出した。その後、家族の事情で、D社の勤務地へ転居できなくなった。入社日まで1カ月ある。 → この人は、辞退を決めた日のうちに、D社の採用担当者へ電話で伝え、同じ日にメールでも送ります。理由は「家族の事情で、勤務地への転居が難しくなったため」と短く書き、おわびの一文は、承諾したあとに辞退することへのおわびに替えます。入社の書類を受け取っていれば、返し方も確かめます。
次の一歩は、面接で聞いた話を1つ書き出すこと
辞退するかもしれない会社があるなら、辞退を決める前に、その会社の面接で印象に残った話を1つ書き出して、メールの文例の〇〇に入れておきましょう。下書きができていれば、辞退を決めた日のうちに送れます。
どちらの会社に承諾するか、まだ迷っているなら、先に承諾する会社を決めてください。2社の比べ方は、こちらにまとめています。
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